Fungsi-fungsi pokok dalam Sistem Informasi Manajemen adalah

  1. Pengolahan transaksi, menghasilkan dokumen transaksi dengan transaksi sebagai masukan
  2. Pemutakhiran file induk, memutakhirkan data pada file induk dengan perubahan atau transaksi sebagai masukan
  3. Produksi laporan, menghasilkan baik laporan terjadwal maupun laporan khusus
  4. Tanggapan atas pertanyaan, baik yang sifatnya reguler maupun khusus
  5. Pengolahan secara interaktif, melaksanakan proses dengan masukan-masukan yang diberikan oleh penggunanya, dan memberi tanggapan langsung pula.

SIM pribadi dirancang untuk melayani satu pengguna. sedangkan SIM umum atau publik dirancang untuk melayani banyak pengguna yang mempunyai kewenangan

Istilah SIM yang mendukung kelompok kerja mengacu pada klarifikasi SIM atas lingkup penggunanya (SIM tingkat organisasi, tingkat kelompok kerja dan tingkat perseorangan / pribadi). Disusun untuk meningkatkan efektifitas kerja kelompok. Sistem ini mengutamakan penggunaan bersama sumber-sumber daya secara terkendali (controlled sharing) dan sekuriti. Misalnya dalam penggunaan data, informasi, pengetahuan, dll. Direalisasi dengan perangkat keras dan perangkat lunak jaringan. Berbagai penggunaan tersedia, misalnya e-mail, koferensi, pengilahan kata bersama, workgroup spreadsheet. Group DSS, workgroup database, workgroup project management, dll.

SIM yang bersifat resmi menggunakan rekaman-rekaman dan prosedur resmi. SIM yang bersifat tak resmi menggunakan rekaman-rekaman yang tak resmi. keduanya menyediakan informasi yang diperlukan oleh organisasi.

Secara konseptual SIM menggunakan data dan perangkat lunak

Perangkat lunak :

  • P/L yang dapat digunakan bersama oleh pengguna berbagai fungsi, seperti sistem manajemen berbasis data, modul-modul umum, model-model umum seperti paket optimasi, dll
  • P/L yang dibuat khusus untuk melayani satu fungsi saja, yang masing-masing terdiri dari : (a). P/L pendukung kegiatan perencanaan strategis, (b) P/L pendukung kegiatan pengawasan manajemen, (c) P/L pendukung kegiatan pengawasan operasional, dan (d) P/L pendukung kegiatan operasi (pengolahan transaksi)

Data

  1. Data yang digunakan bersama untuk mendukung fungsi-fungsi yang ada, yang dihimpun dalam basis data
  2. Data yang dirancang khusus untuk memnuhi kebutuhan satu fungsi saja

Komponen database pada SIM yang mendukung kegiatan pengawasan manajemen adalah

  • Data kinerja yang diinginkan; bisa berupa standar (bakuan) ataupun rencana
  • Data prestasi, ringkasan hasil transaksi

Fungsi pengolahan pada SIM yang mendukung kegiatan pengawasan manajemen

  • Penghitungan penyimpangan realisasi atau estimasi realisasi terhadap rencana atau standar dan analisanya
  • Peramalan untuk mengestimasi pencapaian pada akhir periode

Ilustrasi SIM pribadi  resmi dan tak resmi

Contoh SIM pribadi resmi : Sistem Informasi yang dikhususkan bagi pimpinan sesuai bidang cakupan kewenangannya dengan menggunakan rekaman-rekaman resmi, misalnya sistem yang mendukung Pudir I AMIK Serang untuk melihat kinerja menyeluruh staf pengajar dan detilnya bila diperlukan. Informasi bersumber pada data personalia yang disusun berdasarkan kegiatan masing-masing staf pengajar.

Contoh SIM pribadi tak resmi :

  • Sistem beberapa spreadsheet untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi pengguna, berkaitan dengan bidang kegiatannya
  • Catatan-catatan tentang personil lembaga lain yang sering dihubungi dalam kaitan kerja.

Sistem Informasi adalah sistem hasil rancangan sesuai dengan kebutuhan yang ada. Karena itu, tingkat sentralisasi tidak ada pengaruhnya dalam mendapatkan dukungan SI. Semuanya tergantung kemampuan analis untuk melihat kebutuhan yang ada.

Dikenal SIM yang mendukung pengambilan keputusan terstruktur, yang berupa program dan SIM yang mendukung pengambilan keputusan kurang atau tidak terstruktur. Yang terakhir ini didukung oleh sistem pendukung keputusan (DSS), yang menurut Davis dan Olson termasuk dalam cakupan SIM.

Pengolahan trenasksi secara online diperlukan pada keadaan dimana perubahan yang terjadi sebagai akibat transaksi tersebut menjadi acuan untuk kegiatan segera sesudahnya misalnya, transaksi penjualan secara online karcis bioskop dengan pelayanan multi loket. Tempat yang sudah terjual perlu segera diketahui untuk melayani penjualan berikutnya lewat loket mana saja.